Protokoll och justering — vad som ska med och hur det går till
Ett stämmoprotokoll ska visa vilka beslut som fattades, av vem och på vilket underlag. Det innebär i praktiken: tid och plats, vilka som var närvarande enligt röstlängden, dagordningens punkter, de beslut som fattades och eventuella reservationer. Protokollet undertecknas av ordföranden och justeras av de justeringspersoner stämman utsett. Justeringen är en kontroll av att protokollet stämmer med vad som hände — inte ett nytt beslutstillfälle.
Vad protokollet ska innehålla
- Föreningens namn, mötestyp, datum, tid och plats.
- Vem som var mötesordförande, sekreterare och justeringspersoner.
- Röstlängd: vilka fastigheter som var företrädda, av vem, och eventuella fullmakter.
- Varje dagordningspunkt med det beslut som fattades, formulerat så att det går att följa i efterhand.
- Vid omröstning: utfallet, och om rösträkning skett efter andelstal eller huvudtal.
- Reservationer och avvikande meningar från dem som begärt det.
- Bilagor: budget, debiteringslängd, motioner och revisionsberättelse.
Skriv beslut, inte referat
Den vanligaste bristen i föreningsprotokoll är att de återger diskussionen men inte beslutet. Ett år senare ska en ny styrelse — eller en bank, en köpare eller Kronofogden — kunna läsa punkten och veta exakt vad som gäller.
Skriv därför besluten i klartext: vad som beslutades, från vilket datum och vem som ansvarar. Diskussionen kan sammanfattas i en mening, eller utelämnas helt.
Justeringspersonernas roll
Justeringspersonerna utses av stämman och kontrollerar att protokollet överensstämmer med det som beslutades. De kan påpeka fel och begära rättelse, men de kan inte ändra ett beslut i efterhand eller lägga till punkter som stämman inte behandlade.
Är en justeringsperson inte överens med protokollet noteras det, och frågan får hanteras öppet i stället för att lösas genom omskrivning.
Digital justering
Det finns inget krav på att ett protokoll ska justeras med penna på papper. En digital justering där varje justeringsperson identifieras och godkänner en låst version fyller samma funktion, förutsatt att den går att visa i efterhand.
Det som gör digital justering trygg är spårbarheten: vem som godkände, när, och vilken version av texten som godkändes. Spara den kopplingen — inte bara den slutliga PDF:en.
Vem får läsa protokollet?
Delägarna har rätt att ta del av stämmoprotokollet. Många föreningar lägger det bakom medlemsinloggning i stället för öppet på webben, vilket är rimligt eftersom protokoll ofta innehåller namn och ibland uppgifter om enskilda fastigheters betalningar.
Publicera inte personnummer eller uppgifter om enskildas ekonomi öppet. Behöver ni redovisa restförda avgifter räcker det oftast med belopp och antal, utan namn.
Så gör ni det i Gemeno
Protokollet skrivs direkt i verktyget, eller laddas upp som skannad PDF om det signerats på papper — texten läses då in så att protokollet blir sökbart. Utkastet kan delas som granskningslänk med kommentarer innan det låses.
Justeringspersonerna får en egen länk och justerar digitalt. Varje version sparas, så det går att jämföra vad som ändrats mellan utkast och justerat protokoll. Publicering gör protokollet synligt på medlemssidan — inget utskick sker automatiskt.
Vanliga frågor
Hur snabbt ska protokollet vara klart?
Tiden framgår av stadgarna. Många föreningar har en frist på ett par veckor efter stämman för att hålla protokollet tillgängligt för delägarna.
Räcker det med digital signering?
Det finns inget formkrav på penna och papper i lagen om förvaltning av samfälligheter, men justeringen ska gå att styrka. En digital justering som visar vem som godkänt vilken version fyller det kravet.
Måste protokollet publiceras på webben?
Nej. Delägarna ska kunna ta del av det, men det kan lika gärna ske bakom inloggning. Med tanke på personuppgifter är det oftast lämpligare.
Vad gör vi om ett beslut blivit fel formulerat?
Rätta i samband med justeringen om felet är en skrivning. Har innehållet i beslutet blivit ett annat än stämmans, är rätt väg en ny stämma — inte en ändring i efterhand.
Källor
- Lag (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter, Sveriges riksdag
- Integritetsskyddsmyndigheten om personuppgifter i föreningar
Senast granskat 2026-08-31. Guiden är allmän information och ersätter inte era stadgar, ert anläggningsbeslut eller juridisk rådgivning.